Funcionalidades:
- Nuestro sistema de ventas guarda, busca, modifica y elimina toda información acerca de la venta de nuestros productos y de nuestros clientes. Ya que contamos con una base donde se almacena toda información.
Reportes:
Nos reporta toda información acerca de la ventas realizadas como:
- Nro. Doc. Venta
- Fecha de emisión.
- Cliente
- Productos
- stock
- Tipo de comprobante.
- Total facturado.
- Saldo(si es venta acredito)
- Subtotal
- Total de descuentos,
- vendedor
viernes, 21 de marzo de 2014
2. SUSTENTO DEL MOTIVO DE ELECCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Elijemos el sistema de venta ya que es fundamental para conseguir los objetivos económicos de la empresa y para llevar un control de nuestros productos. Ya que gracias a este sistemas nuestro clientes serán mejor atendidos.
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE NEGOCIO. DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN DEL PROCESO DE NEGOCIO.
El cliente llega y es atendido por el vendedor quien le saluda cordialmente.
El cliente es asesorado por el vendedor, él lo orienta en los diseños, precios, promociones, y una vez que eligen las prendas les muestra la ubicación de los vestidores.
Cuando el cliente selecciona los productos deseados el vendedor le emite tique para que vaya a pagar a caja.
La cajera recibe el tique y procede con el comprobante de pago, le entrega el comprobante le cobra y le envía a el vendedor.
El vendedor revisa si el comprobante esta cancelado y el coloca la mercadería en el bolso reciclado le agradece por su compra y le desea un buen día.
El cliente es asesorado por el vendedor, él lo orienta en los diseños, precios, promociones, y una vez que eligen las prendas les muestra la ubicación de los vestidores.
Cuando el cliente selecciona los productos deseados el vendedor le emite tique para que vaya a pagar a caja.
La cajera recibe el tique y procede con el comprobante de pago, le entrega el comprobante le cobra y le envía a el vendedor.
El vendedor revisa si el comprobante esta cancelado y el coloca la mercadería en el bolso reciclado le agradece por su compra y le desea un buen día.
2. INVENTARIO DE SISTEMAS. (INDICANDO QUE TIPOS DE SISTEMAS EXISTEN)
Compras, ventas y almacén para la empresa:
Compras:Módulo dedicado al análisis, control y gestión del Departamento de Compras.
Permite realizar pedidos indicando:
• Datos del pedido: número, fecha, impuestos, proveedor, etc.
• Materiales que componen el pedido.
Una vez realizado el pedido, se muestra información de:
• Entregas, donde se indican las unidades recibidas de cada material.
• Datos de almacén (stock, ubicación, etc.).
• Emisión de informes, tales como órdenes de pedido, valoraciones, etc.
• Posibilidad de realizar pedidos programados, es decir, pedidos similares a un mismo proveedor en un intervalo de tiempo.
• Inclusión de avisos respecto a plazo y cantidad, junto a certificados de calidad en los informes.
Ventas:
El módulo de Ventas es similar en cuanto a concepto al módulo Compras comentado anteriormente.
Permite llevar a cabo la gestión, control y emisión de documentos referentes al
Departamento de Ventas de su Empresa. Así, en este módulo, se pueden llevar a cabo todas las funciones que desempeña el Departamento de Ventas, de una forma sencilla y completa.
Se incluyen:
• Datos del pedido, tales como cliente, fechas de pedido y entrega prevista, comercial asignado, etc
• Importes, desglosados en bruto, descuento, neto, impuestos, total y cantidad pendiente de pago.
• Materiales que componen el pedido.
• Emisión de los correspondientes documentos, tales como albaranes y facturas, con la posibilidad de elegir el rango de impresión para éstas.
• Se incluyen diversas posibilidades como hacer varios albaranes y facturas de un sólo pedido, agrupaciones de varios pedidos, etc...
Almacen:
Módulo encargado de gestionar toda la información del almacén de su empresa, desde la entrada y salida de la mercadería.
Contiene:
• Características de la mercadería.
• Valor de la mercadería, que puede ser asociado a distintas unidades de magnitud según convenga (kilogramos, metros, litros, unidades, etc.) y cantidad asociada al precio.
• Datos de almacén:
Unidades en stock, magnitud actualizada en tiempo real según los movimientos de la mercadería.
Stock mínimo, magnitud que debe ser tenida en cuenta a la hora de emitir pedidos de compra.
Almacén en el que se encuentra la mercadería y Ubicación dentro del almacén, etc.
• Proveedores asociados a la mercadería, con valoración personal, último precio, etc.
• Movimientos de la mercadería del almacén, en entradas y salidas por:
Compras
Ventas
• Valoración del almacén, según los materiales que en cada momento se encuentren en éste, destacando:
Listado de stock bajo mínimos
Stock del almacén
Lleva a cabo la gestión de la mercadería de su empresa. Gestiona el stock, los movimientos de cada producto, realiza valoraciones mediante informes, etc.
Permite llevar a cabo de forma muy simple el control de stocks de su empresa, y los módulos de Compras y Ventas.
1.DESCRIPCIÓN DE PROCESOS PRINCIPALES DEL NEGOCIO
Proceso Ventas:
El cliente llega y es atendido por el vendedor quien le saluda cordialmente.
El cliente es asesorado por el vendedor, él lo orienta en los diseños, precios, promociones, y una vez que eligen las prendas les muestra la ubicación de los vestidores.
Cuando el cliente selecciona los productos deseados el vendedor le emite tique para que vaya a pagar a caja.
La cajera recibe el tique y procede con el comprobante de pago, le entrega el comprobante le cobra y le envía a el vendedor.
El vendedor revisa si el comprobante esta cancelado y el coloca la mercadería en el bolso reciclado le agradece por su compra y le desea un buen día.
Proceso Almacén:
Tenemos un plan de compras donde el encargado de logística haces un estudio anticipado de las necesidades para estar preparados antes que surja cualquier necesidad.
El encargado de logística Recibe el pedido del vendedor, verifica el stock de productos, y abastece al área de ventas.
Proceso Compras:
El encargado de logística realiza el pedido, envía pedio a los socios para que autorice la compra de mercadería, una vez autorizada, envía el pedio al proveedor seleccionado.
Una vez que el producto llega, se procede con el control de calidad y este se descarga, se puede escanear o introducir manualmente al sistema para registrar su llegada y para poder conocer que el producto está disponible para surtir al área de ventas.
El cliente llega y es atendido por el vendedor quien le saluda cordialmente.
El cliente es asesorado por el vendedor, él lo orienta en los diseños, precios, promociones, y una vez que eligen las prendas les muestra la ubicación de los vestidores.
Cuando el cliente selecciona los productos deseados el vendedor le emite tique para que vaya a pagar a caja.
La cajera recibe el tique y procede con el comprobante de pago, le entrega el comprobante le cobra y le envía a el vendedor.
El vendedor revisa si el comprobante esta cancelado y el coloca la mercadería en el bolso reciclado le agradece por su compra y le desea un buen día.
Proceso Almacén:
Tenemos un plan de compras donde el encargado de logística haces un estudio anticipado de las necesidades para estar preparados antes que surja cualquier necesidad.
El encargado de logística Recibe el pedido del vendedor, verifica el stock de productos, y abastece al área de ventas.
Proceso Compras:
El encargado de logística realiza el pedido, envía pedio a los socios para que autorice la compra de mercadería, una vez autorizada, envía el pedio al proveedor seleccionado.
Una vez que el producto llega, se procede con el control de calidad y este se descarga, se puede escanear o introducir manualmente al sistema para registrar su llegada y para poder conocer que el producto está disponible para surtir al área de ventas.
5. Plan de Compras:
Trata de cómo vamos a adquirir los insumos. La manera de estudiar a nuestros proveedores, y las ventajas que ellos nos otorgan. La descripción lo haremos en la tesis cuando trabajemos con números reales.
4 Infraestructura
La infraestructura mínima necesaria para la ubicación del proyecto está integrada por los siguientes elementos: fuentes de suministro de agua; facilidades para la eliminación de desechos; disponibilidad de energía eléctrica y combustible; servicios públicos diversos; etc.
• Facilidades para la eliminación de desechos. La municipalidad de Trujillo envía a su Basurero municipal toda la semana.
• Disponibilidad de energía eléctrica.
• Servicios públicos diversos. Otros importantes servicios públicos requeridos son: facilidades habitacionales, caminos-vías de acceso y calles, servicios médicos, seguridad pública, facilidades educacionales, red de drenaje y alcantarillado etc.
• Facilidades para la eliminación de desechos. La municipalidad de Trujillo envía a su Basurero municipal toda la semana.
• Disponibilidad de energía eléctrica.
• Servicios públicos diversos. Otros importantes servicios públicos requeridos son: facilidades habitacionales, caminos-vías de acceso y calles, servicios médicos, seguridad pública, facilidades educacionales, red de drenaje y alcantarillado etc.
3 Localización (justificación)
Se tuvo en cuenta el centro comercial de Zona Franca de la Ciudad de Trujillo en Av. España, para instalar la Tienda “Modas Roxnel” por los siguientes motivos:
a) Disponibilidad de la mano de obra. La incidencia de ese factor sobre la localización está en el costo que representa para la empresa en estudio, sobre todo porque se encuentra mano de obra requerida de alta calificación o especializada.
b) Los Proveedores se hallan en la Cercanía.
c) El Atractivo – Potencial del mercado es muy bueno.
d) Es una zona de gran circulación y rodeada de instituciones educativas
a) Disponibilidad de la mano de obra. La incidencia de ese factor sobre la localización está en el costo que representa para la empresa en estudio, sobre todo porque se encuentra mano de obra requerida de alta calificación o especializada.
b) Los Proveedores se hallan en la Cercanía.
c) El Atractivo – Potencial del mercado es muy bueno.
d) Es una zona de gran circulación y rodeada de instituciones educativas
2. Condiciones de Abastecimiento
El Pedido de las mercaderías a los Proveedores debe ser realizado con 8 días de anticipación, con una entrega del 50% en efectivo en el momento de la entrega de los pedidos. El saldo pagadero a 30, 60 y 90 días de plazo de acuerdo al volumen de lo solicitado.
Los Proveedores entregarán las mercaderías en el almacén, para su respectivo control de calidad.
Los Proveedores entregarán las mercaderías en el almacén, para su respectivo control de calidad.
5. Cuestionario para evaluar la situación de la empresa Respecto al sistema de gestión de la calidad ISO 9000:2000
Conteste a las preguntas de este cuestionario indicando, mediante un aspa (X), la valoración 0, 1, 2,3 o 4, eligiendo de las cinco descripciones siguientes, la que más se adapte a la situación actual de la Organización:
0 Prácticamente no se realiza
1 Se realiza parcialmente (en ocasiones puntuales)
2 Se realiza generalmente (en la mayoría de los casos)
3 Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas.
4 Se realiza siempre y de forma total, y somos un ejemplo para el sector.
Para obtener los puntos totales cuente las (x) de cada columna, multiplíquelas por los puntos que se indican, súmelos y obtenga el total de puntos. Calcule el porcentaje dividiendo el total de puntos por 1,6.
VALORACIÓN DEL RESULTADO
Menos de 40 por ciento: El sistema global de calidad con respecto al modelo ISO 9001:2000 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctoras urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz.
Entre 40 y 60 por ciento: El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz.
Entre 60 y 85 por ciento: El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Les sugerimos analicen sus puntos sobresalientes y apliquen medidas similares a los temas con más baja puntuación.
Más de 85 por ciento: Su empresa se gestiona de acuerdo con el modelo ISO 9001:2000, y son ejemplo para otras empresas del sector.
18) ¿Se lleva a cabo de forma adecuada la gestión de las reclamaciones?
0 Prácticamente no se realiza
1 Se realiza parcialmente (en ocasiones puntuales)
2 Se realiza generalmente (en la mayoría de los casos)
3 Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas.
4 Se realiza siempre y de forma total, y somos un ejemplo para el sector.
Para obtener los puntos totales cuente las (x) de cada columna, multiplíquelas por los puntos que se indican, súmelos y obtenga el total de puntos. Calcule el porcentaje dividiendo el total de puntos por 1,6.
VALORACIÓN DEL RESULTADO
Menos de 40 por ciento: El sistema global de calidad con respecto al modelo ISO 9001:2000 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctoras urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz.
Entre 40 y 60 por ciento: El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene una fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz.
Entre 60 y 85 por ciento: El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Les sugerimos analicen sus puntos sobresalientes y apliquen medidas similares a los temas con más baja puntuación.
Más de 85 por ciento: Su empresa se gestiona de acuerdo con el modelo ISO 9001:2000, y son ejemplo para otras empresas del sector.
CUESTIONARIO
1) ¿Se
comunica a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos
del cliente como los legales y reglamentarios?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
2)
¿Está establecida la política de la calidad y los objetivos de la calidad?
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0
|
1
|
2
|
3
|
3) ¿Se
llevan a cabo revisiones del sistema de calidad por la dirección?
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0
|
1
|
2
|
3
|
4)
¿Están definidas las responsabilidades y autoridad entre ellas la función de
calidad?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
5)
¿Está establecido y se mantiene actualizado un Manual de la Calidad?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
6¿Están establecidos y controlados los documentos requeridos por el sistema de
gestión de la calidad?
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0
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1
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2
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3
|
7)
¿Están establecidos y controlados los registros requeridos por el sistema de
gestión de la calidad?
|
0
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1
|
2
|
3
|
8)
¿Impulsa y apoya la dirección actividades de mejora dentro de la organización,
con clientes, proveedores y otras entidades externas?
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0
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1
|
2
|
3
|
9)
¿Reconoce la dirección los logros y el compromiso de las personas y equipos que
se esfuerzan en mejorar?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
10) ¿Se
revisan los requisitos del producto o servicio antes de adquirir un compromiso
con el cliente?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
11)
¿Existe una comunicación eficaz ascendente, descendente y entre todo el
personal, participando éste de una manera real en las actividades de mejora?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
12) ¿Se
dispone de una financiación eficiente controlando los parámetros financieros clave
y utilizando los recursos financieros para apoyar los planes de la organización?
|
0
|
1
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2
|
3
|
13) ¿Se
gestiona de forma sistemática la selección y evaluación de proveedores?
|
0
|
1
|
2
|
3
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14)
¿Están los procesos orientados a los clientes obteniendo información de éstos y
se mide su grado de satisfacción?
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0
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1
|
2
|
3
|
15) ¿Se
identifican, verifican y protegen adecuadamente los bienes del cliente?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
16) ¿Se
asegura la conformidad del producto durante el proceso interno hasta la entrega
final al cliente?
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0
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1
|
2
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3
|
17) ¿Se
llevan a cabo auditorías internas del sistema de la calidad?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
18) ¿Se lleva a cabo de forma adecuada la gestión de las reclamaciones?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
19)
¿Disponen de un sistema para medir la satisfacción de los clientes mediante encuestas
o similar donde se incluyan aspectos como calidad, entregas, flexibilidad, comunicación,
etc.?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
20) ¿Se
mide de forma sistemática la satisfacción del personal teniendo en cuenta sus necesidades
y expectativas tales como ambiente de trabajo, posibilidad de promoción,
comunicación, formación, reconocimiento, etc.?
|
0
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1
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2
|
3
|
21)
¿Muestran los indicadores financieros, tanto en sus valores actuales como en
sus tendencias, resultados positivos (pérdidas y ganancias, costes, cash-flow, financiación,
etc.)?
|
0
|
1
|
2
|
3
|
22)
¿Son en general positivos los resultados y tendencias del resto de indicadores
que se emplean en la empresa?
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0
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1
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2
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3
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